Как официально оформить сотрудников без трудового договора?

Оформление работников

Как официально оформить сотрудников без трудового договора?

Предприниматель, решивший оформить трудовые отношения с первым из наемных работников, приобретает статус работодателя и на него в полной мере распространяются требования Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ).

Согласно ч. 3 ст. 24 КЗоТ работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением работодателя, и уведомления органов ГФС о приеме работника на работу в порядке, установленном КМУ. Уведомить налоговую нужно хотя бы на день раньше допуска работника к работе.

Таким образом, процедура оформления трудовых отношений состоит из следующих этапов:

  • оформления распоряжения о приеме на работу;
  • оформления трудового договора с работником (в двух экземплярах для каждой из сторон);
  • уведомления органов ГФС о приеме работника на работу.

При оформлении трудовых отношений работник может не подавать заявление с просьбой принять его на работу. О его согласии будет свидетельствовать подписание трудового договора, ознакомление с распоряжением о приеме на работу и предоставление требуемых документов.

Документы, необходимые при оформлении трудового договора

Частью 2 ст. 24 КЗоТ определен перечень документов, которые обязан предоставить гражданин при оформлении трудового договора. К ним относятся:

  • паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
  • трудовая книжка (если основное место работы). Если это первое место работы и у гражданина отсутствует трудовая книжка, предприниматель вправе ее завести.

Также гражданин должен предоставить идентификационный номер (регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика) при его наличии. Если ввиду религиозных убеждений лицо отказалось от присвоения идентификационного номера, в его паспорте должна быть соответствующая отметка. В этом случае вместо идентификационного номера используется серия и номер паспорта.

При необходимости также может быть предоставлен документ об образовании, специальности, квалификации (в зависимости от должности), о состоянии здоровья (если работа связана с вредными или опасными условиями труда).

Если работник устраивается на работу по совместительству, он должен предоставить предпринимателю копию трудовой книжки с записью о трудоустройстве у другого работодателя или справку с основного места работы.

Если работник имеет несовершеннолетних детей, или имеет право на какие-либо льготы, либо является инвалидом, он должен предоставить соответствующие подтверждающие документы работодателю.

Отсутствие у работника регистрации места жительства или нахождения не является основанием для отказа в трудоустройстве.

Трудовой договор

Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работник обязан выполнять работу, определенную данным соглашением с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязан выплачивать работнику заработную плату и обеспечить условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные трудовым законодательством.

При заключении трудовых договоров следует руководствоваться Порядком регистрации трудового договора между работником и физическим лицом, утвержденным приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260. Данным Порядком утверждена форма трудового договора между работником и физическим лицом, использующим наемный труд.

Рекомендуем из этой формы убрать строки, которые ранее заполнялись центром занятости, поскольку при приеме на работу регистрировать трудовые договоры в центре занятости не нужно. Нумерацию заключенных трудовых договоров предприниматель ведет самостоятельно.

Чтобы не запутаться, ему следует завести журнал регистрации трудовых договоров в произвольной форме, в котором присваивать номера. Трудовой договор оформляется исключительно в письменной форме.

Одним из существенных условий трудового договора является срок его действия. Трудовой договор может быть:

  • бессрочным, который заключается на неопределенный срок;
  • срочным, который заключается на определенный срок, установленный по согласованию сторон.

Чаще всего срочный договор заключается при приеме работника на сезонные работы, для замещения временно отсутствующего работника либо в качестве испытательного срока. В договоре следует подчеркнуть выбранный вид срочности договора и при необходимости указать срок его действия.

Согласно ст. 23 КЗоТ срочный трудовой договор заключается в случаях, если трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок, с учетом характера предстоящей работы, или условий ее выполнения, или интересов работника и в других случаях, предусмотренных законодательными актами.

Срочные и бессрочные трудовые договоры заключаются в соответствии с одной типовой формой, но в срочных договорах указываются сроки и начала, и окончания трудовых отношений, а в бессрочных – только срок начала, без указания срока окончания. При заключении срочного трудового договора в трудовой книжке работника запись о сроке его действия не вносится.

Основной особенностью срочного трудового договора является то, что в случае если такой договор не расторгнуть по окончании срока его действия, он автоматически трансформируется в бессрочный (ст. 391 КЗоТ).

В трудовом договоре нужно подробно и четко описывать обязанности работника. Работодатель обязан указать в трудовом договоре размер ежемесячной заработной платы, который должен быть не ниже законодательно установленного размера.

В договоре также отражаются время начала и окончания работы, выходные дни и продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска (не менее 24 календарных дней).

По согласованию сторон (как при приеме на работу, так и позднее) работнику может быть установлен:

  • неполный рабочий день (т. е. уменьшена продолжительность ежедневной работы);
  • неполная рабочая неделя (т. е. уменьшено количество дней работы);
  • одновременное сочетание неполного рабочего дня с неполной рабочей неделей.

Работа на условиях неполного рабочего времени не влечет за собой каких-либо ограничений трудовых прав работников. Лица, работающие на условиях неполного рабочего времени, пользуются такими же правами, что и все остальные сотрудники.

Для определенных категорий работников действующим законодательством предусмотрено установление сокращенной продолжительности рабочего времени (ст. 51 КЗоТ):

  • для работников в возрасте от 16 до 18 лет – 36 часов в неделю, для лиц в возрасте от 15 до 16 лет (учащихся в возрасте от 14 до 15 лет, работающих в период каникул) – 24 часа в неделю;
  • для работников, занятых на работах с вредными условиями труда, – не более 36 часов в неделю.

Кроме того, законодательством установлена сокращенная продолжительность рабочего времени для отдельных категорий работников (учителей, врачей и др.).

Сокращенная продолжительность рабочего времени может устанавливаться за счет собственных средств предпринимателя для женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида.

Другим работникам сокращенную продолжительность рабочего времени работодатель может определять самостоятельно. Это его право, а не обязанность.

Понятие «сокращенная продолжительность рабочего времени» означает, что время, в течение которого работник должен выполнять свои трудовые обязанности, сокращается, но работник при этом имеет право на оплату труда в размере полного оклада.

Распоряжение о приеме на работу

Предпринимателям в своей деятельности рекомендуется использовать не приказы, а распоряжения. Распоряжение следует подготовить накануне даты выхода работника на работу.

Приведем пример распоряжения о приеме на работу.

Физическое лицо – предприниматель Савченко К. П.

Распоряжение № 2

от 15.01.2018 г.

1. Принять Марченко Светлану Васильевну на должность продавца-консультанта с окладом 3730 грн.

Источник: http://chp.com.ua/naemnye-rabotniki/oformlenie-rabotnikov

Как предпринимателю оформить наёмного работника

Как официально оформить сотрудников без трудового договора?

07 ноября 2018 Пригодится для: Предприниматели

Перспектива нарваться на штраф 125190 гривен за неоформленного работника пугает предпринимателей больше, чем трудности с оформлением трудовых отношений и дополнительные расходы на налоги за сотрудников. В статье подробно разобрали, как правильно оформить работника и не бояться встречи с проверяющими из Гоструда.

Лимиты на работников

На упрощённой системе нанять работников могут только предприниматели 2–3-й групп.

Группа/система налогообложенияКоличество работников
1-я группа запрещено нанимать работников
2-я группа не больше 10 человек
3-я группаограничений нет
общая система ограничений нет

Шаги предпринимателя для оформления работника

Трудовой договор заключают на основании заявления соискателя о приёме на работу, в нём он пишет дату начала работы и должность. Если такого заявления у вас нет, не страшно: своё намерение работать у вас сотрудник подтвердил, когда подписал договор.

Вот список документов, которые нужно запросить у работника:

  • паспорт или другой документ для удостоверения личности;
  • РНУКПНРегистрационный номер учётной карточки плательщика налогов (ранее ИНН). У работника может и не быть налогового номера, если он отказался от его получения из-за религиозных убеждений, в таком случае достаточно серии и номера паспорта;
  • трудовая книжка, если работник будет трудиться у вас по основному месту работы.

Вы можете попросить работника принести диплом, сертификат или другой документ об образовании, если работа у вас требует специальных знаний.

Также могут понадобиться:

  • справка о состоянии здоровья, если работать придётся во вредных и опасных для здоровья условиях, сотрудник должен пройти медосмотр;
  • льготники, инвалиды, родители несовершеннолетних детей или детей-инвалидов должны предоставить документы, подтверждающие право на льготы;
  • другие документы, в т. ч. военный билет для военнообязанных, приписное свидетельство для призывников для ведения воинского учёта, справка об освобождении для освобождённых из колоний и тюрем.

Трудовой договор бывает срочным и бессрочным: срочный трудовой договор заключают на определённый срок или на время выполнения работы, а бессрочный — на неопределённый срок.

Трудовой договор вступит в силу после того, как оформите приказ (распоряжение) о приёме на работу и уведомите налоговую, что у вас появился работник.

Эти документы обезопасят вас от штрафов, если Гоструда придёт с проверкой.

Условие о неоплачиваемом отпуске в трудовом договор

Распоряжение о приёме на работу

Оформлять распоряжение или приказ обязательно Согласно ч. 3 ст. 24 КЗоТ (письмо Минсоцполитики от 30.03.2015 г. № 191/06/187-15), в нём надо указать дату начала трудовых отношений, должность, основание — трудовой договор. Дата в приказе — накануне выхода сотрудника на работу.

Уведомление о приёме работника

Уведомление надо подать в налоговую, где состоите на учёте как предприниматель (форма утверждена Постановлением № 413). Сделать это надо до того, как сотрудник приступит к работе.

Подать уведомление можно: через онлайн-сервисы, бесплатно — через Электронный кабинет плательщика, подписав документ ЭЦПЭлектронная цифровая подпись; передать лично инспектору на бумаге вместе с электронной копией. Исключительно на бумаге уведомление подают, если заключили трудовые договоры максимум с пятью работниками.

Уведомление в налоговую о приёме работника

Не забудьте проставить дату и количество заполненных строк, оно должно соответствовать количеству работников.

Важно, чтобы совпадали даты начала работы в уведомлении, трудовом договоре и приказе о приёме на работу.

Трудовой договор можно оформить в любое время до выхода сотрудника. А вот приказ о приёме на работу нужно оформить хотя бы за день до начала работы. Ведь работодатель должен ещё успеть уведомить ГФСГосударственная фискальная служба, что у него появился новый работник.

Записи в трудовую книжку

Если принимаете сотрудника на основное место работы и тот трудится более пяти дней, нужно заполнить его трудовуюКак заполняют трудовые книжки работников предприниматели, описано в п. 2.21-1 Инструкции № 58, но этот пункт не приведён в соответствие с КЗоТ..

В графе 3 без номера и даты напишите заголовок — полное название ФЛПФизическое лицо — предприниматель , а уже далее записываем информацию:

  • графа 1 — порядковый номер записи в трудовой;
  • графа 2 — дата, с которой работник приступил к работе, должна совпадать с датами в приказе и трудовом договоре;
  • графа 3 — название должности/работы, разряд (класс, категория), цех или отдел, например, «принят на должность специалиста по продажам»;
  • графа 4 — номер и дату приказа о приёме на работу.

И ставите под этой информацией свою подпись.

Название работы, должность и профессия работника в трудовой книжке должны соответствовать данным в Классификаторе профессий ДК 003:2010 Классификатор профессий. Названия профессий из классификатора работодатели вносят в трудовой договор и трудовую книжку сотрудника. .

Налоги и отчётность за работников

По закону вы обязаны платить работнику зарплату не меньше минимальной — в 2019 году это 4173 грн в месяц. Если приняли сотрудника на неполный рабочий день, зарплата рассчитывается пропорционально отработанному времени.

Как работодатель вы выступаете налоговым агентом своих работников и должны платить за них налоги.

Из зарплаты работника надо удержать 18% НДФЛНалог на доходы физических лиц  и 1,5% военного сбора и перечислить эти деньги в бюджет.

Вот пример.

Из зарплаты 4173 грн удерживается:

НДФЛ — 751,14 грн + военный сбор — 62,60 грн = 751,14 грн.

На руки работник получит 3421,86 грн.

За счёт денег предпринимателя надо уплатить ЕСВЕдиный социальный взнос. Ставка — 22% от зарплаты. Если работнику начислена минимальная зарплата в 2019 году это — 4173 грн, ЕСВ составит 918,06 грн.

Единый соцвзнос уплачивается в день выплаты зарплаты. НДФЛ и ВСВоенный сбор — во время получения в банке денег на выплату или при перечислении денег на зарплатную карту работника. Если платите зарплату наличными из выручки, то перечислить НДФЛ и ВС можно на протяжении трёх дней.

За работников надо подавать два отчёта.

Налоговый расчёт по форме № 1ДФ, где вы отчитываетесь за НДФЛ и ВС, подавать нужно раз в квартал, в течение 40 дней после его окончания.

Расчёт № 1ДФ: когда подавать и как заполнить

Отчёт по ЕСВ № Д4 — ежемесячно, в течение 20 дней после окончания отчётного месяца.

Штрафы за неоформленных работников

За неоформленных работников штрафуют по-крупному. В 2019 году штраф — 125190 грн30 минимальных зарплат за одного неоформленного работника. 

Кто может проверить деятельность предпринимателя

Штраф за зарплату «в конверте» так же 125190 грн. А ещё будут админштрафы:

  • от 8500 до 17000 грн, если попались впервые;
  • от 17000 до 34000 грн за повторное нарушение в течение года, за которое к ФЛП уже применялись штрафные санкции (ст. 41 КоАП).

Правда Верховный суд считает, что неправомерно штрафовать работодателя за допуск сотрудника к работе без оформления трудового договора сразу по двум статьям — ч. 2 ст. 265 КЗоТ и ч. 3 ст. 41 КоАП (постановление ВС/КАС от 21.12.2018 г. по делу № 814/2156/16).

Бывает, что предприниматель не допускает проверяющих из Гоструда, за такое дерзкое поведение тоже штрафуют — 417300 грнЭто 100 минимальных зарплат, установленных на день нарушения в 2019 году.

Если инспектор пришёл не искать неоформленных сотрудников, а проверять, как соблюдают трудовое законодательство, а его не допустили к проверке, ФЛП оштрафуют на три минимальных зарплаты — 12519 грнТри минимальных зарплаты..

Если забыли подать в налоговую уведомление, что приняли работника или не составили письменный договор:

  • финансовый штраф — 4173 грн (абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗоТ). Его налагает инспектор Гоструда, а размер определяет суд на основании протокола инспектора;
  • админштраф за отсутствие договора — от 340 до 850 грн;
  • за то, что не уведомили ГФС, оштрафуют на 510–1700 грн.

А ещё предприниматели часто не хотят оформлять трудовой договор и заключают с работником договоры гражданско-правового характера. Уведомление в налоговую в этом случае подавать не надо. По договору ГПХДоговор гражданско-правового характера исполнитель получает вознаграждение за результат, а не зарплату за процесс работы. И это два разных договора.

Договор ГПХ не стоит заключать, если работник трудится у вас на постоянной основе, при проверке его могут переквалифицировать в трудовой, а вас оштрафуют и доначислят налоги.

Источник: https://journal.ostapp.com.ua/articles/post/kak-predprinimatelu-oformit-naemnogo-rabotnika

Работник без оформления. Чем рискует компания?

Как официально оформить сотрудников без трудового договора?

Причем такое случается не только в “серых” фирмах, но и там, где зарплаты платят полностью официально. Причин не оформления работников много и у каждого директора они свои.

Но так ли хорошо не оформление вновь прибывшего работника? Какие последствия могут ожидать директора и саму фирму при не соблюдении трудового законодательства? Оправдан ли данный риск для компании и бизнеса в целом? Рассмотрим в данной статье.

Маскировка неоформленного работника

В “белых” компаниях зачастую единственной проблемой видят необходимость как-то оформить выплаты за работу, которую делает неоформленный сотрудник. Для этого причитающуюся ему зарплату начисляют и выдают кому-то другому:

  • (или) заключают трудовой договор с человеком, которого укажет сам работник;
  • (или) оформляют внутреннее совмещение другим сотрудником компании, который передает деньги неоформленному работнику.

На имя этого человека и идет начисление страховых взносов и НДФЛ.

Ну а там, где деньги за работу отдают “в конверте”, поступают проще – составляют в одном экземпляре трудовой договор с “пустой” датой и держат его наготове, чтобы в случае чего сделать вид, что этот человек только что принят (на оформление трудового договора ТК отводит 3 дня с момента, когда человек приступил к работе).

Какие неприятности ожидают компанию?

Принято считать, что неоформленный работник бесправен и потому безобиден. К тому же он сам настаивал на работе без оформления, поэтому неприятностей вроде бы ждать неоткуда.

Однако наличие такого работника может оказаться для компании бомбой замедленного действия.

Ведь если человек с ведома и по поручению работодателя приступил к работе, то, несмотря на то, что трудовой договор не оформлен, он все равно является заключенным.

А значит, у компании автоматически возникают все связанные с этим обязанности, как перед работником, так и перед государством. И за невыполнение каждой из них – своя ответственность.

Открыться все может, например, в результате несчастного случая с этим работником на вашей территории или конфликта с ним, после которого тот пожалуется на не оформление отношений в трудовую инспекцию, фонды, налоговую инспекцию, прокуратуру, обратится в суд и т.д. Для них это может стать поводом для проведения у вас проверок.

Внимание! Для налоговиков поступившая от граждан информация о не оформлении трудовых отношений – один из поводов включить компанию в план выездных проверок.

И если факт работы у вас будет доказан судом, куда обратится работник, либо этот факт сочтут доказанным проверяющие, ждите неприятностей. Причем иногда в качестве доказательств приема на работу суду достаточно одних только свидетельских показаний (бывших либо нынешних сотрудников, клиентов и других контрагентов, с которыми имел дело неоформленный работник).

Неприятность 1. Директора и компанию привлекут к административной ответственности за нарушение трудового законодательства. Для компании это штраф от 30 000 до 50 000 руб. Для директора – штраф от 1000 до 5000 руб.

Срок давности привлечения к ответственности – 2 месяца со дня совершения нарушения.

Нарушением тут будет не только само по себе не оформление трудового договора, но и невыполнение каждой из обязанностей работодателя, возникающих из отношений с этим работником (не ознакомление работника с внутренними документами, невнесение записи в трудовую книжку, отсутствие приказа о приеме на работу, не проведение обязательных медосмотров, невыдача средств индивидуальной защиты и т.д.).

Оштрафуют за самое последнее нарушение, например за привлечение к работе в выходной без письменного согласия.

Если же директора уже штрафовали в течение последнего года хотя бы за одно из таких же “трудовых” нарушений, то ему грозит дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет. Дисквалифицировать могут в течение года с момента повторного нарушения. Ссылаться на то, что работник сам отказался подписать трудовой договор, скорее всего, будет бесполезно.

Неприятность 2. Инспекция и фонды до начислят НДФЛ, взносы, пени и штрафы, если докажут, что неоформленный работник получал черную зарплату.

А если для выплаты неоформленному сотруднику “белой” зарплаты ее начисляли другому человеку, то в ваших интересах для уменьшения доначислений переоформить выплаты в соответствии с действительностью.

Но и в этом случае совсем избежать доначислений получится не всегда. Может возникнуть недоимка по страховым взносам, если:

  • (или) у работника и у человека, который был оформлен вместо него, разный возраст. Тогда уплаченные в ПФР взносы могут оказаться неверно распределенными на страховую и накопительную части;
  • (или) зарплата неоформленного человека начислялась другому сотруднику компании за “совмещение” и годовой доход последнего с учетом доплаты превысил 512 000 руб., а без нее до этой величины не дотягивает.

Аналогичные проблемы могут возникнуть и с НДФЛ, ведь у каждого свои вычеты.

Неприятность 3. Налоговая и фонды оштрафуют за непредставление отчетности по неоформленному работнику. Возможны штрафы:

  • за не сдачу сведений персонифицированного учета по неоформленному работнику и, если зарплата работника-невидимки начислялась другому сотруднику, за недостоверные сведения по тому, кому начислялась его зарплата. Штраф для компании – 10% от суммы взносов с зарплаты каждого из них за каждый из отчетных периодов, штраф для директора – от 300 до 500 руб.;
  • не сдачу 2-НДФЛ по неоформленному работнику. Штраф для компании – 200 руб. за каждую не сданную справку, для директора или главбуха – от 300 до 500 руб.

Неприятность 4. Если с неоформленным работником произойдет несчастный случай на вашей территории, нужно будет уведомить целый ряд госорганов (в том числе трудовую инспекцию и прокуратуру) и назначить расследование. За попытку скрыть несчастный случай фирму могут оштрафовать на сумму от 5000 до 10 000 руб., а руководителя – от 500 до 1000 руб.

Страховое обеспечение пострадавшему работнику, несмотря на то, что он не был оформлен, должен выплатить ФСС (если работник туда обратится).

Однако если работник получал “черную” зарплату, Фонд, скорее всего, потребует от компании возместить суммы страхового обеспечения, предъявив к ней так называемый регрессный иск.

Если же зарплата была “белой” (то есть с нее платили взносы на “несчастное” страхование), но начислялась она другому человеку, и после несчастного случая ее удалось переоформить на пострадавшего работника, то у Фонда претензий не должно быть.

Если неоформленный работник не расписался в общем журнале о том, что прошел инструктаж по охране труда, правилам безопасности и обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, то директора могут счесть виновным в причинении вреда его здоровью. За это предусмотрена уголовная ответственность: от штрафа 200 000 руб. до “срока” 4 года – зависит от тяжести последствий несчастного случая.

Неприятность 5. При наступлении страхового случая с работником он потребует через трудовую инспекцию выплаты пособия по больничному листу либо по беременности и родам.

Пойти на это может, к примеру, сотрудница, которая сначала отказалась от оформления, а позже, пополнив ряды будущих мам, решила все переиграть ради получения декретных и “детских” отпускных. Пособие придется выплачивать из своего кармана.

Впрочем, если взносы на зарплату неоформленного работника будут до начислены, ФСС должен сумму пособия возместить.

Неприятность 6. Если вы выплачивали неоформленному работнику зарплату “в конверте” и он нигде не расписывался в ее получении, он может смошенничать – будет отрицать, что получал зарплату, и потребует ее с вас опять, да еще и с компенсацией за просрочку.

Размер компенсации – 1/300 ставки рефинансирования от суммы задержанной зарплаты за каждый день просрочки.

Когда письменных договоренностей о величине зарплаты нет, трудовые инспекторы могут рассчитать компенсацию исходя либо из МРОТ, либо из оклада, установленного вашим положением об оплате труда (штатным расписанием), и из графика работы для должности, по которой трудился работник.

Неприятность 7. Работник откажется возмещать причиненные компании убытки, и суд может его поддержать.

Известен такой случай. Суд установил факт работы неоформленного сотрудника и присудил тому не выплаченные зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск. Несмотря на это, суд отказал компании во взыскании с этого работника убытков, которые возникли из-за того, что после окончания последней перед увольнением смены тот не сдал принадлежащие работодателю документы.

Мотивировка у суда такая: во-первых, трудовой договор оформлен не был, а значит, и обязанности сдавать по окончании смены документы у работника не возникло. Во-вторых, поскольку бездействие не оформившей трудовой договор компании “не находится в правовом поле”, она не вправе требовать судебной защиты своих интересов и “должна нести неблагоприятные последствия своего бездействия”.

В заключении

Никогда нельзя с полной уверенностью предсказать, как поведет себя тот или иной человек и как повернутся обстоятельства. И даже если ответственности и доначислений удастся избежать, нервотрепки с проверяющими будет предостаточно. Кроме того, порой директорам не приходят в голову совершенно очевидные для бухгалтера вещи, например:

  • неоформленный работник не может пройти обязательный медосмотр;
  • если он материально ответственное лицо и с ним будет заключен договор о полной материальной ответственности, это будет лишнее доказательство приема на работу, ведь такой договор возможен только как дополнение к трудовому;
  • ему нельзя будет официально выдавать наличные под отчет;
  • не получится составлять достоверные первичные документы, которые требуют его подписи, например путевые листы.

Источник: https://expbiz.ru/biznes-stati/upravlenie-personalom/rabotnik-bez-oformlenia.html

Трудовой договор: в каких случаях можно не оформлять трудовую книжку

Как официально оформить сотрудников без трудового договора?

Договор найма на работу без трудовой книжки — это контракт, который может быть оформлен без внесения соответствующей записи. Насколько законны такие действия работодателя? Разберемся, в каких случаях работника могут принять в штат без записи в трудовой книжке, а когда это является нарушением законодательства.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Трудовая книжка является основным документом работника, в котором есть сведения о стаже, компаниях, в которых работал гражданин, должностях, наградах и так далее.

При оформлении работника заключается соответствующее соглашение, регулирующее правоотношения, возникшие между сотрудником и работодателем. Несмотря на обязательность ведения этих документов, в существующем законодательстве предусмотрены некоторые исключения.

Основным является возможность выполнять работу не по трудовому, а по договору гражданско-правового характера. Но есть и случаи, когда можно заключить трудовой договор без записи в книжку.

Отличия трудового договора от договора ГПХ

И трудовой контракт, и ГПХ заключаются в целях оформления отношений по выполнению гражданином для предприятия какой-либо работы, однако в первом случае возникают особые рабочие взаимоотношения, которые не регулируются Гражданским кодексом. Отличия двух видов соглашений состоят в следующем:

  • по ГПХ выполняется определенная работа, задание, тогда как по трудовому сотрудник осуществляет трудовую функцию, занимает должность в компании;
  • в трудовых взаимоотношениях гражданин обязан выполнять правила внутреннего распорядка, иные локальные нормативные акты, а также приказы и распоряжения руководства. При заключении договора ГПХ действует принцип равенства сторон;
  • работодатель имеет определенные обязательства в трудовых взаимоотношениях: выплата заработной платы работнику не реже чем два раза в месяц, уплата взносов, организация труда и безопасности, аттестация рабочих мест и т. д. Отношения сторон в ГПХ-соглашении регулируются только соглашением сторон и законом, внутренние правовые документы на них не распространяются, выплата вознаграждения может осуществляться в любом, не противоречащем закону порядке, о котором договорились стороны; взносы на страхование не производятся.

Договор ГПХ надо отличать от срочного трудового контракта.

Чаще всего рабочие отношения оформляются на бессрочной основе, срочный контракт заключается только в том случае, если нельзя заключить бессрочный.

Отличие срочных контрактов от ГПХ производится по признаку постоянства возложенных на сотрудника функций: соглашение ГПХ заключается не просто на определенный срок, а для выполнения конкретной задачи.

Приведем таблицу предпочтительных формулировок.

Трудовой договорДоговор ГПХ
Названия сторон: работник — работодательНазвания сторон: заказчик — исполнитель
Указание должностей по штатному расписанию, указание функции, например юрисконсультУказание на конкретную работу, например оформление искового заявления
Указание на постоянный характер, например ссылка на должностные инструкцииУказание количественных показателей, например составление двух исковых заявлений
Ссылка на ПВТР, обязательные для соблюденияОтсутствие ссылки на правила или иные локальные нормативные акты
Указание на местонахождение рабочего местаРабочее место гражданину не предоставляется
Материально-техническое обеспечение, СИЗ предоставляются работодателемИспользуются собственные материалы, техника, СИЗ
Выплата заработной платы не реже чем 2 раза в месяцВыплата вознаграждения осуществляется в соответствии с договоренностью сторон в контракте (желательно, чтобы график не совпадал по датам с графиком выплаты зарплаты на предприятии)
Допускается привлечение в сверхурочным работам или направление в командировкуФразы о сверхурочных работах и командировках недопустимы, это элемент трудовых взаимоотношений

Работа по трудовому договору без трудовой книжки

Минусов работы без книжки гораздо больше, чем плюсов. Однозначным плюсом для работодателя можно считать практически полное отсутствие формальностей и бюрократических сложностей.

Гражданин получает относительную свободу при исполнении задания, в том числе отсутствие включения в иерархическую систему предприятия.

При оформлении соглашения ГПХ гораздо проще прекратить взаимоотношения, что можно отнести и к плюсам, и к минусам, в зависимости от ситуации (хотя и тут нужно соблюдать осторожность и выполнять требования ст. 310 ГК РФ).

Минусы отсутствия трудовой книжки по договору ГПХ:

  • не оплачиваются отпуска и больничные, отпуск вообще не предусмотрен, это элемент трудовых взаимоотношений;
  • взносы на страхование не отчисляются, вследствие чего гарантии работника снижаются;
  • отсутствие поощрительных и компенсационных выплат, в том числе премий;
  • отсутствие ответственности работодателя при получении производственных травм (если вред не причинен по вине заказчика).

Некоторые специалисты ошибочно рассматривают различные виды договоров гражданско-правового характера как работу по трудовому контракту без записи в трудовой книжке. Это некорректно, поскольку соглашения такого типа имеют сугубо гражданско-правовой характер. Соответственно, работодатель не должен оформлять книжку. Например, это относится к договорам на оказание услуг или авторского заказа.

Тем не менее, в ТК РФ предусмотрено три случая заключения трудового контракта без записи в трудовую книжку:

  • оформление совместительства;
  • дистанционная занятость;
  • работодатель является физическим лицом.

Работа по совместительству

В соответствии с пунктом 5 статьи 66 ТК РФ (ч. 5 ст. 66 ТК РФ), при принятии на работу в организацию гражданина, который будет выполнять обязанности по совместительству, сведения об этом вносятся в книжку по его желанию.

При этом информацию можно указывать по основному месту занятости. Для этого необходимо предоставить документ, подтверждающий факт совместительства.

Например, заверенная копия приказа о приеме на работу или справка со второго места трудоустройства с указанием реквизитов и других необходимых данных.

Дистанционная занятость

Работа по договору без трудовой книжки, в соответствии с частью 6 статьи 312.2 ТК РФ, возможна при дистанционной занятости, при условии, что сотрудник трудоустраивается впервые (с работодателя снимается обязанность оформить книжку).

Чтобы работодатель мог реализовать эту возможность, подписывается соответствующее соглашение сторон. Оно может быть закреплено на бумаге путем добавления в документ фразы, подтверждающей эту договоренность.

Либо работник составляет заявление с просьбой не заносить сведения о дистанционной работе в документ.

В таком случае, в соответствии с частью 6 статьи 312.2 ТК РФ, основным документом, подтверждающим стаж работника, будет его экземпляр соглашения.

Дополнительным подтверждением могут быть копии приказов о приеме на дистанционную работу и об увольнении, оформленные работодателем. Такой вывод можно сделать из анализа положений ч. 5 ст. 312.1, ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ.

Учет и хранение таких документов работник организует самостоятельно.

Работодатель — физическое лицо

В соответствии с пунктом 3 статьи 66 ТК РФ, физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в книжках работников и оформлять их лицам, нанимаемым впервые. Документом, подтверждающим период занятости у такого работодателя, является договор найма, заключенный в письменной форме (абз. 2 ст. 309 ТК РФ).

Индивидуальные предприниматели не освобождаются от обязанности вносить записи в этот документ в отношении каждого работника. Этот факт подтверждает абзац 1 статьи 309 ТК РФ.

Работодатели — физические лица без статуса индивидуальных предпринимателей также могут заключать трудовые контракты. Такой работодатель не вправе вносить записи в трудовую книжку, а также выдавать новую. Таким образом, доказательством деятельности гражданина в этом случае является только его экземпляр контракта.

При этом работодатель — физическое лицо также обязан производить отчисления в фонды, оформлять страховое свидетельство, если для сотрудника такая работа является первой. Договор может быть заключен как на определенный срок, так и носить бессрочный характер. Такой работодатель обязан, в соответствии со ст.

303 ТК РФ, уведомить органы местного самоуправления и зарегистрировать договор (по месту своего жительства).

Как оформляются трудовые отношения

В трудовом договоре должны быть отражены следующие сведения в отношении сотрудника и работодателя:

  • полное имя и место жительства гражданина;
  • реквизиты документа, удостоверяющего его личность;
  • реквизиты банковского счета для производства оплаты;
  • наименование юрлица, Ф.И.О. ИП или гражданина — работодателя;
  • имя лица, уполномоченного представлять интересы работодателя;
  • адрес работодателя;
  • его банковские реквизиты.

Полный перечень можно найти в ст. 57 ТК РФ. Это обычные реквизиты договора, но в этом случае их заполнению надо уделить особое внимание.

Переквалификация договора ГПХ в трудовой в судебном порядке

Нередко по обращению граждан происходит переквалификация договоров. При этом суд, принимая решение о сути договорных отношений, исходя из практики, оценивает следующие условия:

  • характер выполняемой работы (разовые задания или определенные должностные обязанности);
  • условия труда (наличие или отсутствие рабочего места, обеспечение оборудованием и материалами, соблюдение охраны труда);
  • порядок выплаты вознаграждения (даты и периодичность);
  • формулировки обязанностей (по Правилам трудового распорядка или нет);
  • наличие или отсутствие соцгарантий сотруднику (оплата больничного листа и т. д.).

Ответственность работодателя за трудовой договор без трудовой книжки

В статье перечислены три случая, когда законодательно закреплена возможность заключить договор найма на работу без книжки. В остальных случаях работодатель должен обеспечить наличие записи в книжке.

Уклонение от этой обязанности преследуется законом и грозит вполне определенными последствиями для работодателя. Этот тезис закреплен в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В связи с этим статья 5.

27 КоАП РФ предусматривает штрафы за такое правонарушение в размере от 1000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение может повлечь штраф в размере от 10 000 до 70 000 рублей, а также дисквалификацию руководителя.

Причем выплата штрафа не освобождает от гражданско-правовой ответственности перед работником: обязательства по надлежащему оформлению отношений, выплата различных компенсаций за период взаимоотношений и т. д.

Нередко наниматели скрывают под соглашениями гражданско-правового характера отношения, подпадающие под действие ТК РФ. Например, заключая договоры авторского заказа или на выполнение каких-либо услуг. Такие нарушения могут быть выявлены посредством проверки или вследствие жалобы, полученной от сотрудников. Проверяющие ориентируются на суть сложившихся правоотношений.

Часто подобные дела доходят до суда и решаются не в пользу нанимателя. Такой вариант исхода типичен, когда проверяющие приходят к выводу, что сложившиеся правоотношения между заказчиком и физическим лицом имеют постоянный характер и подпадают под действие ТК РФ.

Поскольку при осуществлении работы по соглашению ГПХ сотрудник считается социально не защищенным, суд становится на его сторону. В частности, сотрудник не имеет права на оплачиваемый отпуск и больничный.

У нанимателя отсутствует ответственность за возмещение ущерба при получении производственной травмы, а беременным не оплачивается декретный отпуск. Кроме того, контракт может быть расторгнут в любое время. При этом сотрудник не получает уведомление об этом заранее.

Поэтому следует заранее позаботиться о правильном оформлении сотрудников, чтобы избежать административной ответственности и ущемления прав трудящихся.

Статья подготовлена совместно с Объединенной Консалтинговой Группой.

Договор с дистанционным работником

Источник: https://ppt.ru/art/rabota/bez-trudovoy-knijki

Жилищный вопрос
Добавить комментарий